Η διαχείριση του έργου υποστηρίζεται από ένα κοινό χώρο εργασίας, προσβάσιμο μέσω διαδικτύου όπου αναφορές, παραδοτέα και εβδομαδιαίες εξελίξεις είναι διαθέσιμες για εσωτερική αξιολόγηση και σχολιασμό, ενισχύοντας τη συντονισμένη επικοινωνία και συνεργασία όλων των εμπλεκομένων με το έργο.
Η κοινοπραξία που έχει διαμορφωθεί για την υλοποίηση του έργου αποτελείται από δύο φορείς:
- Την εταιρεία Entersoft S.A. (συντονιστής).
- Το Εθνικό Κέντρο Έρευνας και Τεχνολογικής Ανάπτυξης με το Ινστιτούτο Βιώσιμης Κινητικότητας και Δικτύων Μεταφορών (ΕΚΕΤΑ/ΙΜΕΤ) και συγκεκριμένα με τον Τομέα Β: Υποδομές και Δίκτυα, Βιώσιμη Κινητικότητα και Εμπορευματικές Μεταφορές.
Η επικοινωνία μεταξύ των εταίρων θα γίνεται τακτικά μέσω τηλεδιασκέψεων ή δια ζώσης έτσι ώστε να παρακολουθείται η πρόοδος του έργου και να οργανώνονται περαιτέρω βήματα και ενέργειες. Συναντήσεις σε επίπεδο έργου θα διοργανώνονται από τον συντονιστή του έργου έτσι ώστε να επιβλέπεται η εκτέλεση των εργασιών σε επίπεδο ενότητας εργασίας αλλά και σε συνάρτηση με την συνολική εκτέλεση του έργου.
Η οργανωτική δομή του έργου θα περιλαμβάνει τους παρακάτω ρόλους:
Υπεύθυνος Συντονισμού & Επικοινωνίας
Ο Υπεύθυνος Συντονισμού & Επικοινωνίας Έργου αναλαμβάνει:
- την προετοιμασία και την υποβολή όλων των απαραίτητων εγγράφων στη διαχειριστική αρχή κατά τη διάρκεια της υλοποίησης του έργου (Τεχνικό παράρτημα, Σύμφωνα
συνεργασίας, Περιοδικές και Τελικές Αναφορές, Χρηματοπιστωτικά έγγραφα κλπ.), - την αποτελεσματική παρακολούθηση του έργου με διοικητικούς όρους,
- την εφαρμογή των δραστηριοτήτων μαζί με τους υπεύθυνους των Ενοτήτων Εργασίας,
- την συμμόρφωση με τον προϋπολογισμό του έργου,
- την διαχείριση τυχόν απρόβλεπτων συμβάντων που μπορεί να προκύψουν.
Επιστημονικός Υπεύθυνος
Οι Επιστημονικοί Υπεύθυνοι του έργου αναλαμβάνουν:
- την παρακολούθηση και τον έλεγχο της ποιότητας των αποτελεσμάτων του έργου,
- την αποτελεσματική ημερήσια διαχείριση του έργου και τη ορθή λήψη αποφάσεων σε θέματα που ανακύπτουν.